Le module client (CRM) est disponible dans RepairTracking

Un atelier sans historique client, c’est un atelier qui repart de zéro à chaque dossier

Un client entre dans votre boutique avec un smartphone. Vous le reconnaissez vaguement. Il vous rappelle qu’il est déjà venu il y a huit mois pour un écran cassé. Vous cherchez la fiche papier, ouvrez un vieux tableur, appelez le technicien qui l’avait pris en charge. Cinq minutes plus tard, vous n’avez toujours pas retrouvé la référence de l’appareil ni le montant facturé la dernière fois.

Cette scène se répète chaque semaine dans la majorité des ateliers indépendants. Sans historique centralisé, chaque dossier redémarre à zéro : re-saisie des coordonnées, oubli des pannes récurrentes, incapacité à retrouver la remise négociée avec un client professionnel, perte du numéro de SIRET pour la facturation.

Le coût est réel. Temps perdu à chaque accueil, erreurs de tarification sur les comptes pros, perte de crédibilité face à un client qui, lui, se souvient très bien de son dernier passage. Et surtout, impossibilité d’exploiter la donnée client pour piloter l’activité.

Le module client de RepairTracking répond directement à cette douleur. Cet article détaille ce que vous pouvez y faire concrètement : distinguer particuliers et professionnels, retrouver l’historique complet des dossiers, appliquer des conditions tarifaires spécifiques, archiver les fiches inactives. Vous verrez ensuite comment l’utiliser au quotidien à l’accueil, en facturation et en pilotage.

Pourquoi la gestion des clients est le parent pauvre des ateliers indépendants ?

La gestion client dans un atelier indépendant repose, dans une majorité de cas, sur trois supports : un carnet papier, un fichier Excel partagé, ou la mémoire du patron. Aucun de ces trois systèmes ne tient à l’échelle d’un atelier qui traite plus de vingt dossiers par mois.

Le vrai coût du “je m’en souviens”

Un client se présente pour un deuxième écran cassé en six mois. Sans historique centralisé, personne à l’accueil ne sait :

• s’il a déjà bénéficié d’une remise fidélité,
• si sa précédente réparation est encore sous garantie atelier,
• s’il est un professionnel avec un taux de TVA spécifique,
• si son numéro de téléphone a changé depuis la dernière fois.

Résultat : cinq à dix minutes de ressaisie par prise en charge, des devis approximatifs, et parfois une facturation qui oublie la remise habituelle du client pro. Sur un atelier qui prend en charge 300 dossiers par an, cette friction représente plusieurs dizaines d’heures perdues.

Les erreurs qui coûtent cher

Un fichier Excel partagé entre trois techniciens produit rapidement des doublons : “Dupont Jean” et “DUPONT J.” deviennent deux fiches distinctes, chacune avec la moitié de l’historique. Impossible ensuite de savoir combien ce client a rapporté sur l’année, ni de retrouver l’IMEI du téléphone qu’il vous avait confié en mars.

Côté facturation professionnelle, l’absence de SIRET et de taux de TVA renseignés en amont oblige le technicien à courir après l’information au moment d’éditer la facture. C’est un motif classique de retard de paiement.

Une friction invisible mais quotidienne

Le paradoxe : cette désorganisation ne fait jamais partie des priorités affichées par les patrons d’atelier, parce qu’elle ne se matérialise pas en une seule crise visible. Elle s’étale en micro-pertes quotidiennes qui grignotent la marge sans jamais alerter.

Que contient une fiche client dans RepairTracking ?

Une fiche client dans RepairTracking regroupe l’ensemble des informations administratives, commerciales et historiques d’un client en un seul écran. Elle sert de point d’entrée unique pour créer un dossier SAV, éditer une facture ou consulter les réparations passées.

Les champs d’une fiche client

Bloc	Champs
Identité	Nom, prénom (ou raison sociale), civilité
Contact	Téléphone, email, adresse postale
Type	Particulier ou professionnel
Données pro	SIRET, numéro de TVA intracommunautaire
Conditions commerciales	Remise personnalisée en pourcentage
Suivi	Historique des dossiers SAV, statut d’archivage
Notes	Champ libre pour commentaires internes

Chaque champ est modifiable à tout moment, et l’historique des dossiers se met à jour automatiquement à chaque nouvelle intervention.

Particulier ou professionnel : une distinction structurante

Le type de client n’est pas un simple libellé. Il conditionne la manière dont la fiche se comporte dans le reste du logiciel.

Pour un particulier, la facturation s’établit en TTC, sans mention de TVA intracommunautaire. Le nom et le prénom suffisent, et l’adresse reste optionnelle selon vos pratiques.

Pour un professionnel, la fiche exige la raison sociale, le SIRET et, le cas échéant, le numéro de TVA intracommunautaire. Ces informations remontent automatiquement dans les factures PDF générées depuis un dossier, ce qui évite les ressaisies et sécurise la conformité comptable.

Remise personnalisée et historique

Le champ remise applique un pourcentage par défaut sur toutes les futures facturations du client. Utile pour les revendeurs récurrents, les partenaires B2B ou les clients fidèles auxquels vous accordez des conditions particulières.

L’historique des dossiers liste toutes les réparations passées du client, avec statut, appareil concerné et date. En un coup d’oeil, vous savez si le client revient pour une nouvelle panne, une garantie ou un problème récurrent sur le même appareil.

L’archivage permet enfin de sortir un client inactif de la vue principale sans supprimer ses données ni son historique, ce qui reste indispensable pour la traçabilité et les obligations légales de conservation.

Comment créer et gérer un client pas à pas dans RepairTracking ?

Créer un client dans RepairTracking prend moins d’une minute et conditionne toute la traçabilité future. Voici la marche à suivre concrète, depuis la première saisie jusqu’à l’archivage d’un compte devenu inactif.

Étape 1 — Créer la fiche client

Depuis l’onglet Clients, cliquez sur Nouveau client. Choisissez d’abord le type : particulier ou professionnel. Ce choix conditionne les champs affichés.

Pour un particulier : nom, prénom, téléphone, email, adresse. Pour un professionnel : raison sociale, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, contact principal. Renseignez également la remise par défaut si le client bénéficie d’un tarif négocié : elle s’appliquera automatiquement aux futures facturations.

Étape 2 — Associer un dossier SAV au client

Lors de la création d’un dossier depuis Dossiers → Nouveau dossier, un champ Client propose une recherche instantanée par nom, téléphone ou SIRET. Sélectionnez la fiche existante plutôt que d’en recréer une : c’est la règle qui garantit un historique fiable.

Si le client est nouveau, vous pouvez créer sa fiche directement depuis le formulaire du dossier, sans quitter l’écran.

Étape 3 — Consulter l’historique depuis la fiche

Ouvrez une fiche client : l’onglet Historique liste tous les dossiers SAV liés, avec numéro, appareil, statut et date. Un clic sur une ligne ouvre le dossier complet.

Cette vue permet, avant même de dialoguer avec le client au comptoir, de savoir s’il a déjà eu une intervention sur le même appareil, quel technicien a traité le dossier et si une garantie court encore.

Étape 4 — Modifier ou archiver

Les informations client se modifient à tout moment via le bouton Éditer. Les changements n’affectent pas les factures déjà émises, qui conservent les coordonnées d’origine.

Pour un client inactif, préférez l’archivage à la suppression : la fiche disparaît des listes actives mais l’historique reste consultable. C’est essentiel en cas de retour SAV plusieurs mois après, ou de contrôle fiscal.

Quels avantages concrets le module client apporte-t-il au quotidien de l’atelier ?

Le module client transforme trois moments clés du quotidien : l’accueil, le devis et la restitution. Chacun devient plus rapide parce que l’information circule au lieu d’être recréée à chaque passage en atelier.

Retrouver l’historique d’un appareil en trois secondes

Un client se présente avec un smartphone déjà passé au SAV six mois plus tôt. La fiche client affiche tous les dossiers antérieurs, l’appareil concerné, la panne traitée, les pièces posées et le technicien qui est intervenu. Vous savez immédiatement si la nouvelle panne est liée, si une garantie atelier s’applique, ou si un composant récemment remplacé est encore couvert. Fini les diagnostics répétés à l’aveugle.

Appliquer automatiquement les conditions tarifaires

Un client professionnel avec SIRET, TVA et remise négociée voit ses conditions appliquées dès l’ouverture d’un dossier. Le taux de remise se propage sur la facturation, la TVA se calcule selon le régime enregistré. Vous ne cherchez plus dans un tableur qui bénéficie de quelles conditions. Le devis part juste, la facture aussi.

Réduire les appels entrants au SAV

Quand tous les techniciens accèdent à la même fiche client et au même historique de dossiers, un client qui rappelle obtient une réponse immédiate, peu importe qui décroche. La question « où en est ma réparation ? » se règle en consultant le statut du dossier, sans chercher qui s’en occupe. Sur un atelier qui traite [chiffre à compléter — source à vérifier] dossiers par mois, cette centralisation représente plusieurs heures hebdomadaires récupérées.

L’effet cumulé se mesure vite : moins de doublons dans les diagnostics, moins d’erreurs de facturation sur les comptes pros, moins de temps passé au téléphone. Le SAV cesse de subir, il pilote.

FAQ — Gestion des clients dans RepairTracking

Peut-on gérer des clients professionnels avec TVA et SIRET ?

Oui. Chaque fiche client se décline en type particulier ou professionnel. Le mode pro débloque les champs SIRET, numéro de TVA intracommunautaire et raison sociale. Ces informations remontent automatiquement sur les devis et factures générés depuis le dossier SAV, sans ressaisie.

Comment retrouver tous les dossiers d’un client ?

Depuis la fiche client, l’onglet historique liste l’intégralité des dossiers passés et en cours : numéro de dossier, appareil, statut, technicien assigné, montant facturé. La recherche accepte le nom, l’email, le téléphone ou l’IMEI d’un appareil déjà passé en atelier.

Peut-on archiver un client sans perdre son historique ?

Oui. L’archivage retire le client des listes actives mais conserve l’intégralité de ses dossiers, factures et interventions. Vous respectez ainsi vos obligations comptables (conservation dix ans) tout en gardant une base courante lisible. Un client archivé peut être réactivé à tout moment.

La fiche client est-elle accessible à tous les techniciens ?

Non par défaut. L’accès aux fiches clients dépend des permissions granulaires configurées par l’administrateur. Un technicien peut voir les clients rattachés à ses dossiers sans accéder à l’annuaire complet, utile lorsque plusieurs magasins partagent la même organisation.

Comment associer une remise permanente à un client ?

Le champ remise de la fiche client applique automatiquement un pourcentage sur chaque nouvelle facturation liée à ce compte. Pratique pour les clients pros récurrents, les partenaires assurance ou les tarifs négociés avec une collectivité.

Un module client bien utilisé, c’est un atelier qui gagne en professionnalisme à chaque accueil

Un fichier client structuré change la posture de l’atelier. Vous ne subissez plus l’appel entrant : vous accueillez un interlocuteur dont vous connaissez déjà l’historique, les conditions tarifaires et les préférences. Cette bascule, discrète pour le client, transforme la perception de votre professionnalisme.

Le module client de RepairTracking n’a de valeur que connecté au reste de la chaîne. Chaque fiche alimente les dossiers SAV, qui déclenchent les interventions chronométrées, qui remontent dans la facturation avec le bon taux de remise et les bonnes coordonnées de facturation. Le SIRET saisi une fois ressort automatiquement sur la facture émise six mois plus tard.

C’est cette continuité qui construit un suivi bout en bout : du premier contact à la restitution, en passant par les relances et la garantie. Un client bien référencé devient un client fidèle, et un client fidèle génère un panier moyen supérieur sur la durée. L’atelier cesse de repartir de zéro.