Données clients d'un atelier de réparation : ce que le RGPD impose

Un atelier de réparation collecte beaucoup de données personnelles : noms, téléphones, emails, adresses, appareils, historique des pannes, parfois des codes de déverrouillage. Le RGPD s’applique à lui comme à toute entreprise. Pas de panique : quelques règles simples couvrent l’essentiel.

Ne collecter que l’utile

Le principe de minimisation est simple : on collecte ce qui sert à la réparation et à la facturation, rien de plus.

Utile : nom, téléphone, email, adresse pour la facture, appareil et identifiant, historique des réparations, informations de facturation pour les professionnels.

Inutile : date de naissance, profession, situation familiale, sauf raison précise.

Informer les clients

Les clients doivent savoir ce que vous faites de leurs données : pourquoi vous les collectez, combien de temps vous les gardez, et comment exercer leurs droits (accès, rectification, suppression, opposition). Une mention courte sur le document de prise en charge et une politique de confidentialité sur votre site suffisent dans la plupart des cas.

Combien de temps garder ?

Donnée	Durée indicative
Fiche client active	Pendant la relation commerciale
Données pour la prospection	Trois ans après le dernier contact, selon les recommandations de la CNIL
Factures et pièces comptables	Dix ans (obligation comptable)
Code de déverrouillage	Le temps de la réparation uniquement

Au-delà, les données doivent être supprimées ou anonymisées. L’archivage d’une fiche client inactive permet de la sortir des listes courantes tout en conservant ce qui doit l’être pour les obligations comptables.

Sécuriser l’accès

• chaque utilisateur a son propre compte, pas de mot de passe partagé ;
• chacun n’accède qu’à ce dont il a besoin ;
• un départ d’employé signifie la fermeture immédiate de son accès ;
• pas de fichier clients sur une clé USB ou dans un tableur envoyé par email.

La prospection

Envoyer une offre à vos clients pour un service analogue à ce qu’ils ont déjà acheté est généralement possible, s’ils ont été informés et peuvent s’y opposer simplement. Pour une prospection plus large, leur consentement est nécessaire. Le détail et les modèles sont disponibles sur le site de la CNIL.

Le cas du code de déverrouillage

C’est la donnée la plus sensible qui transite par un atelier. Elle mérite un traitement à part : voir le code de déverrouillage du client.

Et côté logiciel ?

Chaque utilisateur a son propre compte, avec des droits réglés par profil et, en multi-magasins, par boutique. La fiche client contient les informations utiles à la réparation et à la facturation, avec l’historique de ses dossiers. Une fiche inactive peut être archivée : elle sort des listes courantes sans perdre son historique, qui reste disponible pour les obligations de conservation. Les données sont hébergées en ligne : pas de fichier qui circule sur une clé USB. Voir le module client.

Cet article est informatif ; pour une analyse de votre situation, les ressources de la CNIL destinées aux professionnels font référence.

Questions fréquentes

Combien de temps un atelier peut-il conserver les données de ses clients ?

Pendant la relation commerciale, puis en général trois ans après le dernier contact pour la prospection ; dix ans pour les factures.

Quelles données clients un atelier peut-il collecter ?

Celles nécessaires à la réparation et à la facturation, sans plus.

Peut-on envoyer des offres commerciales aux clients de l’atelier ?

Pour des services analogues, généralement oui s’ils ont été informés et peuvent s’opposer. Sinon, il faut leur consentement.