Fiche de réparation : le modèle complet, champ par champ
Modèle de fiche de réparation pour atelier : les rubriques de la prise en charge à la restitution, un exemple prêt à reprendre et les erreurs à éviter.
Une fiche de réparation bien conçue se remplit vite et répond à toutes les questions qu’on se posera plus tard : à qui est cet appareil, qu’est-ce qui a été promis, qu’est-ce qui a été fait, et combien ça a coûté. Voici un modèle complet, à adapter à votre atelier.
Partie 1 : la prise en charge (au comptoir)
| Rubrique | Contenu |
|---|---|
| N° de dossier | Unique, séquentiel |
| Date et heure de dépôt | |
| Client | Nom, téléphone, email ; raison sociale et SIRET si professionnel |
| Appareil | Type, marque, modèle, couleur |
| Identifiant | IMEI ou numéro de série |
| Panne décrite | Avec les mots du client |
| État à l’entrée | Écran, dos, châssis, fonctions testées |
| Accessoires laissés | Coque, chargeur, carte SIM, etc. |
| Code de déverrouillage | Fourni ou non, avec accord (voir plus bas) |
| Prix annoncé | Ou fourchette, ou plafond d’accord |
| Délai annoncé | Date et heure |
| Technicien assigné |
La ligne « prix annoncé » est celle que beaucoup de fiches oublient. C’est pourtant la seule qui permettra de comparer ce qui a été promis à ce que la réparation a coûté.
Partie 2 : l’intervention (à l’établi)
| Rubrique | Contenu |
|---|---|
| Diagnostic | Constat technique, différent ou non de la panne décrite |
| Devis | Montant, date d’envoi, réponse du client et date |
| Pièces posées | Référence, quantité, prix d’achat |
| Temps passé | Mesuré, pas estimé |
| Tests finaux | Liste cochée |
| Commentaires | Datés, signés |
Partie 3 : la restitution
| Rubrique | Contenu |
|---|---|
| Date de mise à disposition | Quand l’appareil est prêt |
| Date de restitution | Quand le client le récupère |
| Facture | Numéro |
| Garantie | Durée et périmètre |
Les erreurs les plus fréquentes
Les champs libres partout. « iphone 13 », « IPhone13 », « i13 » : trois écritures, trois appareils différents pour vos statistiques. Les types, marques et modèles doivent venir d’une liste.
L’état « correct ». Ne veut rien dire en cas de litige. Décrivez. Voir noter l’état de l’appareil à la réception.
Le code noté n’importe où. Le code de déverrouillage est une donnée sensible : voir comment le gérer.
La partie intervention remplie après coup. Un temps reconstitué en fin de journée est un temps faux.
Du papier au logiciel
Une fiche papier bien conçue est déjà un progrès énorme sur le post-it. Mais elle ne fait aucun calcul, ne se retrouve pas par IMEI, et ne peut pas être lue par deux personnes en même temps.
Dans RepairTracking, la fiche de réparation, c’est le dossier. L’assistant de création reprend la partie 1 en six étapes (prise en charge, client, appareil, panne, tarifs, récapitulatif), avec des listes paramétrées pour les types, marques et modèles. La partie 2 se remplit au fil de l’eau : statuts horodatés, pièces tirées du catalogue à leur prix d’achat, chronomètre, commentaires signés. La partie 3 se termine par une facture générée depuis le dossier. Des champs personnalisés ajoutent les rubriques propres à votre métier. Le guide détaillé : créer un dossier de réparation.
Questions fréquentes
Que doit contenir une fiche de réparation ?
Client, appareil et identifiant, panne, état, accessoires, prix annoncé, technicien, interventions, pièces, temps passé et restitution.
Fiche papier ou fiche numérique ?
Le papier pour démarrer, le numérique dès qu’on est plusieurs ou qu’il faut retrouver un historique.
Qui remplit la fiche de réparation ?
Le comptoir pour la prise en charge, le technicien pour l’intervention, au moment où les choses se passent.