Factures fournisseurs de pièces : en finir avec la ressaisie
Chaque commande de pièces détachées demande de mettre à jour stock et prix d'achat. Comment organiser la réception des factures fournisseurs et éviter la ressaisie.
Le colis arrive : vingt références, cinquante pièces. Il faut vérifier, ranger, mettre à jour les quantités et, idéalement, les prix d’achat. Dans la plupart des ateliers, cette étape est bâclée ou repoussée. Résultat : un stock qui ne correspond plus à la réalité, et des marges calculées sur des prix périmés.
Pourquoi c’est important
Le stock. Une pièce reçue non enregistrée n’existe pas pour le système. On la recommande, ou on refuse une réparation alors qu’elle est dans le tiroir.
Le prix d’achat. C’est à la réception que l’on voit si le fournisseur a changé ses prix. Si personne ne met à jour, toutes vos marges sont calculées sur un prix ancien. Voir tenir les prix d’achat à jour.
La traçabilité. Savoir de quel fournisseur vient une pièce est utile le jour où elle revient en garantie. Voir gérer les retours fournisseur.
La routine de réception
- Contrôler le colis : références et quantités conformes à la facture, pièces intactes.
- Tester ce qui peut l’être (écrans, batteries).
- Enregistrer les quantités reçues dans le stock.
- Mettre à jour les prix d’achat qui ont changé.
- Ranger à l’emplacement habituel de chaque référence.
- Signaler les écarts au fournisseur.
Vingt minutes au moment de la réception évitent des heures de recherche à l’inventaire.
Le problème de la ressaisie
Les étapes 3 et 4 sont les plus pénibles : recopier ligne par ligne une facture de vingt références dans un tableur ou un logiciel. C’est long, source d’erreurs, et c’est pour cela qu’elles sont souvent sautées.
Plusieurs solutions existent :
- regrouper les commandes pour réduire le nombre de réceptions ;
- utiliser les références du fournisseur dans votre catalogue, pour faciliter le rapprochement ;
- importer les factures quand le logiciel le permet pour vos fournisseurs.
Et côté logiciel ?
Le catalogue de pièces enregistre pour chaque référence la quantité, le prix d’achat, le prix de vente, le fournisseur et le seuil d’alerte. Pour certains fournisseurs de pièces du marché, RepairTracking permet d’importer les factures afin d’alimenter le catalogue sans tout ressaisir. C’est un réglage du produit que chaque atelier utilise selon ses fournisseurs et ses besoins. Pour les autres fournisseurs, la mise à jour se fait directement dans le catalogue. Ensuite, chaque pièce posée sur un dossier est déstockée automatiquement, à son prix d’achat. Voir notre guide du stock de pièces.
Questions fréquentes
Pourquoi enregistrer les factures fournisseurs dans le stock ?
Pour des quantités justes et des prix d’achat à jour, sans lesquels l’inventaire dérive et les marges sont fausses.
Que vérifier à la réception d’une commande de pièces ?
Références, quantités, état des pièces et prix facturé.
Peut-on importer automatiquement les factures fournisseurs ?
Certains logiciels le permettent pour certains fournisseurs. Vérifiez la compatibilité avec les vôtres.