Bon de dépôt de réparation : les mentions qui vous protègent
Le bon de dépôt remis au client quand il laisse son appareil : à quoi il sert, quelles mentions y faire figurer et comment l'articuler avec le dossier.
Le client laisse son téléphone, repart avec un simple « on vous appelle ». Trois jours plus tard, il ne se souvient plus du prix annoncé, conteste une rayure et réclame une coque qu’il n’a peut-être jamais laissée. Le bon de dépôt est le document qui évite tout ça. Il ne prend qu’une minute à remplir, et il protège les deux parties.
À quoi sert un bon de dépôt
- Prouver le dépôt : le client a laissé tel appareil, tel jour.
- Figer l’état à l’entrée : rayures, casse, fonctions testées.
- Lister les accessoires laissés, ou explicitement rendus.
- Rappeler ce qui a été convenu : prix ou fourchette, diagnostic, délai.
- Faire connaître vos conditions : frais de diagnostic, frais de garde, garantie.
- Servir de justificatif à la restitution.
Les mentions à y faire figurer
L’atelier : nom, adresse, téléphone, SIRET.
Le client : nom, téléphone, email.
Le dépôt : date et heure, numéro de dossier.
L’appareil : type, marque, modèle, couleur, IMEI ou numéro de série.
L’état : description précise, fonctions testées ou non testables. Voir noter l’état à la réception.
Les accessoires : laissés et rendus. Voir les accessoires confiés.
La demande : panne décrite avec les mots du client.
Le prix : montant annoncé, fourchette ou plafond d’accord.
Les conditions : prix du diagnostic et règle de déduction, frais de garde éventuels, délai annoncé, information sur les données.
La signature du client, qui atteste avoir pris connaissance de ces éléments.
Les conditions, le paragraphe à ne pas oublier
C’est la partie qui sert le plus en cas de désaccord :
- « Le diagnostic est facturé X € s’il n’est pas suivi d’une réparation. »
- « Au-delà de 30 jours après l’avis de mise à disposition, des frais de garde de X € par jour s’appliquent. »
- « Pensez à sauvegarder vos données : certaines interventions peuvent les effacer. »
Connues du client avant le dépôt, ces conditions ont beaucoup plus de poids que si elles sont annoncées après coup. Voir l’appareil jamais récupéré.
Papier, PDF ou email
Le support importe moins que le contenu et la preuve que le client l’a reçu. Un double papier signé, un PDF envoyé par email ou un document signé sur tablette remplissent la même fonction, à condition d’être conservés.
Comment RepairTracking vous aide
Toutes les informations du bon de dépôt sont saisies dans le dossier dès la prise en charge, grâce à l’assistant en six étapes (prise en charge, client, appareil, panne, tarifs, récapitulatif), avec le numéro de dossier unique et l’IMEI ou le numéro de série. Des champs personnalisés ajoutent vos rubriques propres (accessoires, état, conditions particulières). En revanche, RepairTracking ne génère pas aujourd’hui de bon de dépôt imprimable à faire signer, ni de signature électronique : le document remis au client se prépare à part, en reprenant les informations et le numéro du dossier. Voir aussi le modèle de fiche de réparation.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un bon de dépôt de réparation ?
Le document remis au client lors du dépôt, qui prouve le dépôt, décrit l’appareil et rappelle ce qui a été convenu.
Quelles mentions faire figurer sur un bon de dépôt ?
Atelier, client, date, numéro de dossier, appareil et identifiant, état, accessoires, panne, prix annoncé, conditions et signature.
Le bon de dépôt est-il obligatoire ?
Son format n’est pas imposé de façon générale, mais il est fortement recommandé pour informer le client et vous protéger.